Introductie:
Hemwood B.V. en Hemwood Notariaat (hierna tezamen: Hemwood) verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de wet. Wij zetten ons in voor het beschermen van de privacy en persoonsgegevens van onze cliënten. In dit privacy reglement leggen we uit hoe we omgaan met persoonsgegevens, welke gegevens we verzamelen, waarom we ze verzamelen en hoe we ze beschermen. Hiermee bieden wij transparantie hoe Hemwood persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Welke (soorten) persoonsgegevens bewaren wij:
Als advocaten- en notariskantoor verwerken wij verschillende soorten persoonsgegevens van onze cliënten, waaronder maar niet beperkt tot:
- Identificatiegegevens zoals naam, adres, geboortedatum, en identificatienummers*.
- Contactgegevens zoals telefoonnummers en e-mailadressen.
- Financiële gegevens zoals bankrekeningnummers en transactie-informatie.
- Gegevens over juridische zaken en transacties waarbij de cliënt betrokken is.
- Andere informatie die relevant is voor de juridische diensten die wij verlenen.
* De persoonsbewijs gegevens worden bewaard zoals wij ze van de cliënt ontvangen.
Rechtsgronden voor het bewaren van deze gegevens:
Wij bewaren persoonsgegevens van onze cliënten op basis van verschillende rechtsgronden, waaronder:
- Voor de uitvoering van een overeenkomst of ter voorbereiding daarvan, zoals bij het verlenen van juridische diensten.
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT).
- Advocatenwet, de Verordering op de Advocatuur en de Gedragsregels Advocatuur
- Wet op het Notarisambt en de daaruit voortvloeiende gedragsregels en veroorderningen.
- Op basis van de toestemming van de betrokkene wanneer dit vereist is onder de AVG.
Opslag en bewaartermijn van persoonsgegevens:
Wij bewaren persoonsgegevens alleen voor zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. De exacte bewaartermijn kan variëren afhankelijk van de aard van de gegevens en de wettelijke verplichtingen. Zo worden notariële akten meer dan 100 jaar bewaard, welke termijn is gebaseerd op de Wet op de Notarisambt.
De rechten van onze cliënten:
Onze cliënten hebben verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens, waaronder het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Cliënten kunnen deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met ons kantoor.
Cliënten kunnen altijd vragen welke persoonsgegevens Hemwood verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze gegevens bewaard worden. Wanneer de cliënt meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft de cliënt het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Wanneer de cliënt wenst dat de persoonsgegevens worden verwijderd of de verwerking wordt beperkt, kan hiervoor een verzoek worden ingediend.
Hemwood stelt alles in het werk om te voldoen aan de rechten van onze cliënten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten conflicteren met andere wettelijke regelingen, zoals de Wet op het notarisambt en de WWFT. Indien Hemwood niet aan uw verzoek kan voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Beveiliging van de gegevens:
Hemwood neemt de beveiliging van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om deze te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of wijziging. Hemwood volgt daarbij de voorgeschreven maatregelen uit hoofden van de Advocatenwet en de Wet op het Notarisambt en de daaruit voortvloeiende regelgeving.
Geval van wijzigingen:
Dit privacy reglement kan van tijd tot tijd worden gewijzigd om te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving of om onze privacy werkwijze te verbeteren. Eventuele wijzigingen zullen worden gepubliceerd op onze website of op andere geschikte wijze aan onze cliënten worden meegedeeld.
Dit privacyreglement is voor het laatst bijgewerkt op 22-02-2024.
Vragen?
Heeft u nog vragen of opmerkingen, neem dan contact op met ons kantoor via telefoonnummer: +31 (0)203050120 of stuur een e-mail naar Secretariaat@hemwood.nl of Notariaat@hemwood.nl